Una de las herramientas más potentes en la comunicación corporativa interna es el infocomunicado o newsletter corporativa. Esta herramienta es crucial para cualquier empresa, ya que permite canalizar la información de la compañía y distribuirla de manera transversal a toda la organización; facilita la democratización y transparencia interna, educa, articula acciones interdepartamentales y es un excelente soporte para transmitir la cultura corporativa y la gestión del cambio.
Resulta especialmente útil en empresas con amplias redes de puntos de venta y franquicias, así como aquellas compañías que cuentan con delegaciones, canales de distribución o equipos dispersos geográficamente, ya que ayuda a impactar a toda la red y niveles de la organización de forma simultánea, genera cohesión grupal y crea sentimiento de pertenencia. Siempre y cuando ésta sea leída y entendida por aquellos a los que va dirigida… que es algo que no siempre sucede, por los motivos que ahora te contamos.
La realidad es que muchas newsletters terminan en el buzón de spam a pesar de su importancia, ya sea por causas internas – falta de interés o de focos en las temáticas, frecuencia de publicación escasa… – o, como sucede en tantos casos, por una mala articulación de la información que queremos transmitir. Estos errores son causa y consecuencia por la que la newsletter corporativa suele acabar convirtiéndose en una «patata caliente» entre Recursos Humanos y Comunicación Corporativa.
Pero para una dinamización idónea se requiere la colaboración de ambos departamentos; el comunicado pierde fuelle sin la relevancia y foco que RRHH imprime y disminuye su eficacia sin el expertise que los chicos de Comunicación aportan a su confección. Pero hace falta más; mucho más.
Para ayudaros a sacar el máximo provecho, en Brandominus nos hemos puesto manos a la obra para contaros algunas…
Ideas para mejorar la eficacia de tu plataforma de comunicación interna
- NUNCA MIENTAS: Un must en la comunicación corporativa, aquí más aún si cabe porque lo que digas queda por escrito y nunca sabes si se podrá volver en tu contra. Ten un absoluto respeto por la transparencia en la comunicación: comparte las expectativas, valores, objetivos, decisiones estratégicas y proyectos clave de la compañía, son fundamentales para que la misión y visión de empresa se asienten en la compañía y estén presentes en cada reto y desafío del trabajo diario de cada colaborador.
- ¡Vende, vende, vende!: No te dejes una buena noticia en el tintero. Tienes la obligación de contar todos los logros conseguidos, resultados, nuevos clientes y casos de éxito ayudan a crear confianza y orgullo de pertenencia y poner en valor el trabajo de los equipos implicados.
- Educa sobre la importancia de la newsletter: En mi carrera, he encontrado de casos de newsletter corporativa con una bajísima tasa de aperturas. No entendía por qué pasaba esto… estaba bien redactada, era breve y amena, y su información era transcendental para la red. Hasta que descubrí que algún director decía a su equipo que no perdieran el tiempo leyendo esas cosas… Así no hay manera, claro.
- Asegúrate que todo el equipo de dirección entiende y respalda la importancia de la newsletter como herramienta para la comunicación interna. Planifica alguna acción a lo largo del año (de cada año…) para educar y recordar la importancia de leer la newsletter. A mí me ha funcionado muy bien el envío o entrega en mano de cartas físicas (si llevan algún gadget, mejor que mejor), dar charlas sobre su contenido, grabar tutoriales en el caso de plataformas complejas… ¡Tienes tantas opciones como tu creatividad sea capaz de pensar!
- Arranca con una introducción firmada: Si te es posible, comienza cada número de tu newsletter corporativa con un mensaje personal del máximo mandatario de tu empresa. Esto conferirá autoridad al texto y hará que todos se tomen más en serio su lectura. Debe ser un texto corto y personal, evitando caer en tópicos y destacando los puntos importantes. Casi mejor si lo escribes tú y se lo propones… 🙂
- Ponte cara: Presenta al equipo de redactores indicando nombres y apellidos, rol en la empresa y el tiempo que dedicáis a esta función para poner en valor su trabajo. Y no vengas con tonterías tipo “me da vergüenza venderme”… Piensa que es por el bien de tu empresa: tu objetivo es que tu newsletter no acabe en la papelera; esto será más difícil si entienden que detrás de ella hay compañeros que dedican tiempo y esfuerzo en hacerla.
- Crea un espacio colaborativo: Anima a la participación a todos los estamentos de la empresa, desde la alta dirección hasta el puesto más bajo. Propón temas, introduce entrevistas, cita palabras de algunos, mete fotos. Un infocomunicado para todos tiene que estar hecho por todos.
- Usa un lenguaje fresco y ameno: Habla tal y como hablan los que leerán tu comunicado, para que puedan entender todos y todo lo que quieres contar. Déjate los formalismos y florituras verbales para mejor momento.
- Piensa en los comunity managers… cuando redactan textos digitales, para redes sociales y blogs, siempre usan un lenguaje informal, agradable de leer y lo más breve posible; son una buena fuente de inspiración. Evita a toda costa los estilos innecesariamente técnicos y académicos (por favor, repasa el estilo de todo lo que venga del equipo Jurídico, Informática/TIC’s y Financiero, y tradúcelo al lenguaje humano…).
- Crea titulares impactantes y llamativos, que incluyan preguntas o frases que provoquen la acción, como: “no te vas a creer lo que hemos lanzado en RRHH”, “Ésta oferta hará que tus tiendas se llenen a reventar” o “¿de verdad creías que este año te ibas a librar de la cena de empresa??”. Meter alguna morcilla o broma ayuda mucho a que el mensaje cale.
- Y no, no pienses que estás banalizando a la información o a tu empresa; en realidad estás asegurándote de que alguien lo lee… (de lo contrario, habrás perdido el tiempo, recuérdalo).
- Una imagen > mil palabras: Lo bueno, si breve dos veces bueno. Y si es visual, cien veces bueno. ¿Has probado a usar infografías en tus comunicados?. Y si es audiovisual (vídeo), un millón de veces mejor. Aplica vídeo siempre que puedas. Hoy en día tienes mil herramientas de grabación y edición a tu alcance: tu móvil, tablet o portátil permiten grabar vídeos. Y tienes software gratuito de edición muy fácil de usar como Windows Movie Maker o Audacity. No hace falta que sea una calidad excelente; simplemente, un espacio tranquilo y bien iluminado, una cámara fija… y alguien que sepa comunicar bien. Y tendrás la mejor newsletter que puedas concebir.
- Positiviza el mensaje: A veces tenemos la tentación de alentar ciertas conductas informando sobre las nefastas consecuencias que tendría su incumplimiento. SIEMPRE se puede dar la vuelta a la tortilla; céntrate en transmitir los beneficios de cumplir la norma, sin poner demasiado peso ni ser explícito con las amenazas. Cuando recibimos un mensaje negativo y amenazador, tomamos por inercia una postura defensiva y de rechazo.
- Optimiza la extensión: A nadie le pagan exclusivamentepor sentarse a leer newsletters. No tenemos tiempo de leer ni una ínfima parte de toda la información que pasa por nuestras manos. Por eso, es importante usar siempre un lenguaje directo y lo más breve posible. La extensión completa de una newsletter con frecuencia semanal no debería exceder las 2 páginas impresas. Por encima de esa extensión, perdemos foco en el mensaje y dejaremos pasar datos que pueden ser relevantes.
- Elige el momento óptimo de envío: Piensa en quienes leerán el texto; ¿tienen todos el mismo horario de trabajo? Los puntos de venta suelen tener mayor carga de trabajo el fin de semana; los equipos externos dedican la tarde del viernes y mañana del lunes a leer sus correos. En la oficina, la primera hora del lunes es el momento idóneo.
- Envía la información con suficiente antelación para que todos puedan leerla antes de fechas comprometidas, pero no lo bastante como para que se les pueda olvidar.
- ¡¡Y determina una frecuencia óptima, por todos los dioses del Olimpo!! No todas las semanas tienes cosas importantes que decir; y lo sabes… Si abusas con la frecuencia, acabarás en la lista de spam. Si envías información irrelevante solo porque «es lunes y toca infocomunicado”, te pasará la del lobo; el día que tengas algo importante que contar, todos pensarán que es otra banalidad y ya nadie se molestará en abrir el correo.
- Utiliza las nuevas posibilidades de comunicación: Existen plataformas que te pueden ayudar a mejorar la distribución del newsletter corporativa. Mailchimp, por ejemplo, permite usar templates atractivos e impactantes. Whatsapp es una buena herramienta para avisar de que el comunicado de la semana está en tu buzón y avanzar los principales titulares para estimular su apertura. Y, si tu presupuesto te lo permite, puedes desarrollar una aplicación para móviles; son infalibles. Y si no lo crees, intenta resistir la tentación de no coger el móvil cuando oyes el bip bip que te avisa de que te ha entrado un nuevo mensaje….
- Y si no sabes cómo contarlo, cuéntalo…: Porque el brandtelling es una herramienta perfecta para la comunicación interna. De hecho, crear un storytelling para tu marca y encontrar un estilo editorial y narrativo para ella resulta especialmente eficaz cuando se aplica entre aquellos que están más familiarizada con ella: tus empleados y compañeros.
